La gestion des e-mails et la productivité sont inextricablement liées l'une à l'autre. Si vous ne suivez pas les conseils appropriés en matière de gestion des e-mails, vous risquez de ne pas pouvoir augmenter votre productivité. Dans cet article, nous allons vous dire comment utiliser efficacement Gmail pour devenir plus productif et comment nettoyer la boîte de réception Gmail. Alors, ne manquez pas les conseils suivants.
Utilisez toujours des messages préenregistrés
Vous avez probablement votre propre série de messages. Vous écrivez généralement ces messages encore et encore afin de répondre aux lettres d'affaires. C'est sans aucun doute très chronophage et c'est pourquoi Gmail a intégré des réponses préenregistrées. Vous pouvez utiliser ces messages pré-écrits pour répondre à vos e-mails. Vous pouvez également ajouter vos propres réponses en conserve personnalisées. Le plus intéressant est que vous pouvez envoyer des messages prédéfinis en quelques clics seulement, ce qui vous aidera à être plus efficace. Pour activer cette fonction, vous devez vous rendre dans les Paramètres, puis cliquer sur "Avancé". Cliquez dessus et vous trouverez l'option d'activation.
N'oubliez pas d'activer les raccourcis clavier
Si vous voulez gagner beaucoup de temps, vous devriez activer cette fonction. Ce fournisseur de services propose des raccourcis clavier grâce auxquels vous pouvez faire beaucoup de choses en appuyant sur une seule touche. Par exemple, si vous voulez composer un nouvel e-mail, vous devrez appuyer sur la touche C de votre clavier. Cependant, le plus intéressant est que vous pouvez personnaliser ces touches de raccourci. Pour activer cette fonction, vous devez vous rendre dans les Paramètres, puis trouver "Avancé". Cliquez dessus et vous verrez Raccourcis clavier personnalisés, puis vous trouverez l'option d'activation.
Activer Smart Compose
La composition intelligente de Gmail est une autre excellente option qui améliorera certainement votre productivité. Il s'agit d'une sorte de fonction prédictive intelligente qui détecte ce que l'utilisateur s'apprête à écrire. Elle complétera le mot ou la phrase pour vous. Le texte prédictif apparaît en gris et vous pouvez le voir pendant que vous écrivez. Si vous voulez que Gmail complète votre phrase, vous devrez appuyer sur la touche Tab de votre clavier. Si vous avez un emploi du temps très chargé ou si vous êtes quelqu'un qui doit envoyer beaucoup d'e-mails quotidiennement, cette fonctionnalité sera idéale pour vous.
Utilisez la fonction de tâche de Gmail
Si vous souhaitez que votre boîte de réception reste organisée, vous devriez commencer à utiliser cette fonctionnalité. La fonctionnalité de tâche Gmail vous permet de créer votre propre liste de choses à faire. Elle s'affiche sur le côté de l'écran et vous ne manquerez donc jamais une seule tâche. Vous ne manquerez aucun e-mail important et votre productivité, ainsi que vos performances, seront améliorées.
En plus de cela, vous pouvez installer certaines extensions pour augmenter votre efficacité. Par exemple, vous pouvez utiliser Checker Plus pour Gmail qui vous donnera des notifications pop-up sur votre bureau ou votre ordinateur portable. En outre, si vous voulez que votre boîte de réception soit propre et organisée, il est recommandé d'écrire moins de messages et d'utiliser plutôt une application de messagerie vocale. Cela vous fera gagner du temps et vous distraira moins des lettres importantes.